अपना आपा खोए बिना चीजों को कैसे रखा जाए

हो रही चीजें पूरी हुई (या GTD) विधि परिणामों को इंगित करने और "अगले चरणों" को परिभाषित करने पर आधारित है। जीटीडी का मुख्य विचार लक्ष्य को स्पष्ट रूप से परिभाषित करने में मदद करता है, और फिर इस लक्ष्य को प्राप्त करने की दिशा में हर कदम। विधि काम पर प्रस्तुतियों के आयोजन के लिए, और क्रिसमस की खरीद की योजना के लिए उपयुक्त है।

प्रत्येक कार्य छोटा होना चाहिए ताकि आप इसे जल्दी से हल कर सकें, और समय या प्रेरणा की कमी आपको रोक नहीं सके। यह दृष्टिकोण जीवन में आपके सभी लक्ष्यों को प्राप्त करने में मदद करता है, तनाव से बचने में मदद करता है।

जीटीडी पद्धति का उपयोग करते हुए परियोजनाओं का आयोजन करते समय, आप हमेशा कार्य पर काम शुरू करने के लिए तैयार होंगे, चाहे जो कुछ भी हो रहा हो और आप कहां हैं। GTD आपके लिए अगला कदम इतना आसान बना देता है कि आप इसे बंद नहीं करना चाहते।

इस पुस्तक में आपको कई सरल उपकरण मिलेंगे जिनका उपयोग आप प्रभावी ढंग से काम करने और शांत दिमाग बनाए रखने के लिए कर सकते हैं; जीटीडी के मूल सिद्धांतों को लागू करने के लिए किस दृष्टिकोण को विकसित करने की आवश्यकता है, इस पर सिफारिशें।

आपका दिमाग एक सोच का उपकरण है, न कि स्टोरेज डिवाइस

अपने काम में सफल होने का मतलब एक अच्छा आयोजक होना है। यह विशेष रूप से मानसिक श्रमिकों के लिए महत्वपूर्ण है, जिनके लिए दर्जनों कार्यों और परियोजनाओं की बाजीगरी एक साथ एक रोजमर्रा की वास्तविकता है। दिक्कत तब होती है जब हमारे व्यक्तिगत और पेशेवर जीवन के बीच की बारीक रेखा धुंधली हो जाती है। इसका कारण यह है कि हमारा मस्तिष्क अनसुलझे मुद्दों को सुलझाने की कोशिश कर रहा है और हमें सबसे अधिक क्षण में उनकी याद दिलाता है - भले ही हम बाद में उनसे निपटना पसंद करें।

जीवन के बारे में सभी जटिल जानकारी को नियंत्रण में रखने के लिए, हम में से कई लोग हमारे दिमाग को डेस्क ड्रॉअर या नोटबुक की तरह मानते हैं। हम अपने मस्तिष्क का दुरुपयोग करते हैं, यह सभी प्रकार की जानकारी संग्रहीत करने के लिए मजबूर करता है। अधूरे कामों, आगामी बैठकों, और अन्य प्रतिबद्धताओं के बारे में जानकारी के साथ हमारे सिर को दबाना, हम अपने मस्तिष्क की सोचने की क्षमता को बेकार कर रहे हैं, जिससे वास्तविक काम पर ध्यान केंद्रित करना मुश्किल हो जाता है।

यथासंभव कुशलता से काम करने के लिए, हमें अपने दिमाग को हर उस चीज़ से मुक्त करना होगा जो उस कार्य से संबंधित नहीं है जिसे हम एक विशेष क्षण में करते हैं। अपने दिमाग की 100% क्षमता का उपयोग कार्य पर ध्यान केंद्रित करने के लिए करें।

यदि आप स्पष्ट रूप से सोचना चाहते हैं, तो आपको अपने दिमाग से परे "सामग्री एकत्र करने के लिए एक विश्वसनीय टोकरी" की आवश्यकता है

हमारे मस्तिष्क में एक कष्टप्रद संपत्ति है - यह हमें कभी भी यह भूलने नहीं देता है कि हमें क्या ध्यान रखना चाहिए। हम लगातार नई सूचनाओं के साथ "बमबारी" कर रहे हैं, जो हमारे दिमाग में भी जगह बनाए हुए है। हर नया विचार, हर स्मृति और हर समस्या जिसे हम मुख्य व्यवसाय से ध्यान भंग करना भूल जाते हैं।

हमेशा तथाकथित "सामग्री एकत्रित करने के लिए टोकरी" का उपयोग करें: आपके दिमाग के बाहर एक जगह जहां आप किसी भी बाहरी जानकारी या विचार रख सकते हैं। आपको ठीक से पता चल जाएगा कि बाद में जानकारी कहां मिलेगी, जब आपके पास इसके लिए समय होगा। यह आपको पूरी तरह से एक पत्र लिखने, एक सहयोगी के साथ बात करने या लॉन घास काटने पर ध्यान केंद्रित करने की अनुमति देता है।

आपका "सामग्री एकत्र करने के लिए टोकरी" एक नोटपैड हो सकता है, आपके कंप्यूटर / फोन या यहां तक ​​कि बक्से पर सूचीबद्ध करता है जिसमें आप ऑब्जेक्ट और दस्तावेज़ डाल सकते हैं। सामग्री एकत्र करने के लिए आपकी टोकरी (या टोकरी) पास में स्थित होनी चाहिए - इसलिए आपके लिए यह जानकारी निकालना आसान होगा कि आप अन्यथा अपने दिमाग में जमा हो गए होंगे।

साप्ताहिक रूप से सभी बाहरी "बास्केट" को खाली करें

प्रणाली सुचारू रूप से कार्य करने के लिए, आपको इसका समर्थन करना चाहिए। सप्ताह में एक बार टोकरी की समीक्षा करने और खाली करने की आदत विकसित करें। "सामग्री एकत्र करने के लिए टोकरी" प्रणाली काम करती है क्योंकि यह मन को इस विश्वास के साथ आराम करने की अनुमति देती है कि यह किसी भी महत्वपूर्ण जानकारी को नहीं खोएगा या भूल जाएगा।

यदि सिस्टम अपडेट नहीं किया गया है, तो यह विश्वसनीय होना बंद हो जाता है, और मस्तिष्क सतर्क हो जाता है और इस पर भरोसा करना बंद कर देता है। जैसे ही ऐसा होता है, अवचेतन मन फिर से अनसुलझे समस्याओं और अधूरे कार्यों से विचलित होने लगेगा। आपको अपने सभी कार्यों पर ध्यान से विचार करना चाहिए और निम्नलिखित नियमों द्वारा निर्देशित चीजों को क्रम में रखना चाहिए:

• सूची से महत्वहीन कार्यों को पार करें।
• यदि आप समस्या को बहुत जल्दी (दो मिनट या उससे कम) में हल कर सकते हैं - इसे तुरंत करें।
• महत्वपूर्ण जानकारी सुरक्षित स्थान पर रखें। यदि यह एक बैठक, परियोजना या एक विशिष्ट कार्य है, तो इसे उचित सूची में स्थानांतरित करें।
• विश्वसनीय प्रदर्शन सुनिश्चित करने और तनाव से बचने के लिए नियमित "बास्केट क्लीनिंग" एकमात्र तरीका है।

"टोकरी" खाली करना, सामग्री को सूचियों द्वारा क्रमबद्ध करना

कोई फर्क नहीं पड़ता कि आपके "बास्केट" में सामग्री कैसे अलग है, आपको इसे अलग-अलग "बॉक्स" या सूचियों में वर्गीकृत करने और सॉर्ट करने की आवश्यकता नहीं है।

अधिकांश-टू-लिस्ट काम नहीं करती हैं क्योंकि वे कार्यों, विचारों और सूचनाओं के "विनैग्रेट" में बदल जाते हैं। सूचियों में केवल विशिष्ट, व्यवहार्य कार्य शामिल होना चाहिए, लेकिन हम सब कुछ अंधाधुंध रूप से लिखते हैं और इसलिए व्यक्तिगत व्यवहार्य कार्यों की दृष्टि खोना बहुत आसान है।

अपनी टोकरी में आइटम कैसे व्यवस्थित करें?

• वह सबकुछ हटाएं जो तुच्छ है, छोटे कार्यों को हल करें और अपने कैलेंडर में मीटिंग या समय सीमा जोड़ें।
• यदि यह एक जटिल कार्य है (अर्थात, इसे कई विशिष्ट कार्यों के कार्यान्वयन की आवश्यकता है), तो इसे एक स्पष्ट उद्देश्य के साथ परियोजना में शामिल करें।
• अन्य सभी कार्यों को अगली कार्रवाई सूची में शामिल किया जाना चाहिए।

"प्रोजेक्ट्स" सूची आपकी सभी वर्तमान परियोजनाओं का अवलोकन करती है।

परियोजनाएं किसी भी उत्पादकता सुधार प्रणाली का एक प्रमुख घटक हैं। एक परियोजना एक वांछित परिणाम है जिसके लिए बहु-चरण कार्रवाई की आवश्यकता होती है। यह निर्धारित करने के लिए कि परियोजना में किन कार्यों से मिलकर होना चाहिए, उस परिणाम की कल्पना करें जिसे आप प्राप्त करना चाहते हैं और एक वाक्य में वांछित परिणाम का वर्णन करें। परिणाम के बारे में सोचने से विशिष्ट कार्यों को तैयार करने में मदद मिलती है जो आपको परियोजना के लक्ष्य को प्राप्त करने के करीब लाएंगे।

सूची में सभी परियोजनाएं शामिल हैं जिन्हें निकट भविष्य में पूरा किया जाना चाहिए। यह आपको सभी चल रही परियोजनाओं को ट्रैक और नियंत्रित करने, उत्पादकता बढ़ाने और आराम करने में मदद करेगा।

साप्ताहिक रूप से सूची को अपडेट करके, सुनिश्चित करें कि प्रत्येक परियोजना चरण दर चरण निर्धारित है। परियोजना को पूरा करने वाले सभी कार्य "नेक्स्ट एक्शन" की सूची में आते हैं। यह विशिष्ट कार्य हैं जो किसी भी लक्ष्य को प्राप्त कर सकते हैं।

अपने कैलेंडर और अगली क्रिया सूची के साथ अपनी दैनिक टू-डू सूची बदलें।

वर्तमान मामलों की दैनिक सूची अप्रभावी हैं - वे आपके समय की भावना को विकृत करते हैं, आपको भ्रमित करते हैं और आपको विश्वास दिलाते हैं कि आपके पास वास्तव में एक दिन में उपरोक्त सभी करने का समय है। इस तरह की अवास्तविक योजना निराशा, समय की हानि और असफलता का कारण बनती है जो आप पहले से कर रहे हैं।

कैलेंडर के साथ एक और अधिक प्रभावी तरीका काम कर रहा है और अगली क्रिया सूची। कैलेंडर केवल एक उद्देश्य प्रदान करता है: नियुक्तियों को रिकॉर्ड करने के लिए। एक निश्चित दिन या घंटे के साथ जुड़ा हुआ सब कुछ - एक बैठक या एक डॉक्टर की यात्रा - एक कैलेंडर पर दर्ज की जानी चाहिए।

अन्य सभी कार्यों या विशिष्ट चरणों को अगली कार्रवाई सूची में रखें। यह आपको जल्दी से निर्णय लेने की अनुमति देता है कि कौन से कार्य सबसे अधिक प्रासंगिक हैं, और क्या आपके पास उन्हें हल करने का समय है।

कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप कहाँ हैं, आपके पास हमेशा आपके साथ "नेक्स्ट एक्शन" की एक सूची होनी चाहिए। इससे आपको यह चुनने का अवसर मिलेगा कि कौन सा कार्य हल करने के लिए समझ में आता है।

यदि आपके पास अच्छी तरह से योजनाबद्ध और पूर्व-चयनित कार्य हैं, तो आप आसानी से तय कर सकते हैं कि कौन सा समझ में आता है।कल्पना कीजिए कि आप हवाई अड्डे पर हैं और आपकी उड़ान में एक घंटे की देरी है। इस स्थिति में, अपने आप से पूछें:

• अब मुझे क्या कार्य चुनना चाहिए?
• आवंटित समय में मैं क्या कार्य पूरा कर सकता हूं?
• किस कार्य के लिए मेरे पास एक निश्चित समय में पर्याप्त ऊर्जा है?
• किस कार्य की सर्वोच्च प्राथमिकता है?

यदि आपके पास बहुत से कार्य हैं, तो यह कई सूचियों और रिपॉजिटरी में उन्हें वितरित करने के लिए समझ में आता है। उदाहरण के लिए, एक सूची को स्मार्टफोन पर संग्रहीत किया जा सकता है, और दूसरा कंप्यूटर पर। इस तरह से कार्यों को हल करने के बाद, आपको पता चल जाएगा कि आप अपनी डेस्क पर या बैठक में या हवाई अड्डे पर प्रतीक्षा करते समय कौन सा प्रदर्शन कर सकते हैं।

अन्य लोगों के साथ काम करने पर प्रतीक्षा सूची मददगार होगी।

सभी मौजूदा परियोजनाओं को परियोजनाओं की सूची में सूचीबद्ध किया जाना चाहिए। "अगली क्रिया" सूची का उपयोग करते समय, आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि आप लगातार कार्यों पर काम कर रहे हैं, जिनमें से प्रत्येक आपकी परियोजनाओं को पूरा करने के करीब लाता है।

ज्यादातर मामलों में, आपको अन्य लोगों पर भरोसा करना चाहिए जो प्रत्येक परियोजना के व्यक्तिगत भागों के लिए जिम्मेदार हैं। लेकिन इसका मतलब यह नहीं है कि आपको अपनी किसी भी परियोजना की प्रगति पर नियंत्रण छोड़ देना चाहिए।

जब भी आप अन्य लोगों के काम पर निर्भर करते हैं - आप प्रस्तुति पर काम जारी रखने के लिए किसी से रिपोर्ट की प्रतीक्षा कर रहे हैं - यह "लंबित" की सूची रखने के लायक है। तो आप वह सब कुछ नोट कर सकते हैं जो अन्य लोगों को आपको प्रदान करना चाहिए, साथ ही समय सीमा।

हर हफ्ते इस सूची को अपडेट करके, आप देखेंगे कि कौन और कैसे अपना काम कर रहा है। आपके पास एक नया विशिष्ट कार्य होगा: दायित्व के इस व्यक्ति को याद दिलाने के लिए।

यदि यह कार्य आपको दो मिनट से अधिक नहीं लगता है, तो इसे तुरंत करें। यदि नहीं, तो इसे "अगली कार्रवाई" सूची में जोड़ें या अधिक विशिष्ट सूचियों में से एक में और एक दोस्ताना तरीके से उस व्यक्ति को याद दिलाएं कि आप अभी भी उसकी रिपोर्ट की प्रतीक्षा कर रहे हैं।

किसी कैलेंडर या फ़ाइल कैबिनेट में किसी विशेष दिन के लिए जानकारी सहेजें

आप पहले से बहुत सी चीजों की योजना बना सकते हैं, लेकिन कभी-कभी आपको अपने "टोकरी" से सामग्री को विशिष्ट कार्यों या बैठकों में बदलने से पहले कुछ जानकारी के लिए इंतजार करना पड़ता है।

उदाहरण। यदि आप एक दिलचस्प व्यापार शो की योजना बना रहे हैं, तो आप शायद थोड़ा इंतजार करना चाहते हैं और अपने प्रतिभागियों को देखने से पहले यह तय कर सकते हैं कि क्या इसमें भाग लेने का कोई मतलब है। यदि ऐसी जानकारी आपको पहले से उपलब्ध नहीं है, तो निर्णय को स्थगित करना सबसे अच्छा है।

उन मामलों में जहां आपके पास कोई विकल्प नहीं है और आपको अंतिम समय में सब कुछ योजना के लिए करना है, निम्नलिखित रणनीति काम आएगी:

• कैलेंडर पर एक विशेष दिन के लिए अपने आप को एक अनुस्मारक सेट करें।
• एक फ़ाइल रखें जो आपको सही समय पर सही जानकारी तक पहुँचने में मदद करे।

एक फ़ाइल कैबिनेट एक बहुत ही सटीक और तार्किक प्रणाली है। इसमें 43 फाइलें शामिल हैं: महीने के दिनों के लिए 31 फाइलें और वर्ष के महीनों के लिए 12 फाइलें। हर दिन आप अपने आप को "भेजे गए" दस्तावेजों, अनुस्मारक या सामग्रियों की जांच करने में सक्षम होंगे।

सिस्टम को काम करने के लिए, आपको इसे दैनिक रूप से उपयोग और अपडेट करना होगा, और यह सबसे कठिन है।

भविष्य में प्रासंगिक हो सकने वाले विचारों के लिए, उन्हें एक बार / शायद सूची में जोड़ें।

इस सूची में वह सब कुछ शामिल है जो "नेक्स्ट एक्शन" या "प्रोजेक्ट्स" की सूचियों में नहीं है, लेकिन यह सिर में हस्तक्षेप नहीं करना चाहिए। एक बार / संभवतः सूची में वह सभी सामग्री होती है जिसे आपने अभी तक विशिष्ट विचारों या कार्यों में नहीं बदला है। इसके लाभों को कम मत समझो। यह आपको परियोजना के विचारों को ट्रैक करने की अनुमति देता है जो भविष्य में बेहद महत्वपूर्ण हो सकते हैं। इस सूची के विचारों को समूहों में विभाजित किया जा सकता है। उदाहरण के लिए:

• "ट्रिप्स मैं बनाना चाहूंगा";
• "वाइन मैं कोशिश करना चाहूंगा";
• "वह संगीत जिसे मैं सुनना चाहूंगा।"

"अगले चरण" की तरह, "एक बार / शायद" सूची आपको सही समय पर आवश्यक जानकारी खोजने में मदद करेगी। सूची आपकी अपनी स्मृति से अधिक विश्वसनीय हैं।

यदि आप इसे प्रभावी ढंग से उपयोग करना चाहते हैं तो एक बार / संभवतः सूची की समीक्षा की जानी चाहिए और नियमित रूप से अपडेट की जानी चाहिए।

संगठित कार्यस्थल और आपके सिस्टम के साप्ताहिक संशोधन से उत्पादकता बढ़ती है

सभी सामग्री सूची आपके कार्यस्थल से सुलभ होनी चाहिए। "कंट्रोल बूथ" बनाएं - जहां कहीं भी हो, जानकारी तक पहुंचने के लिए एक कार्यात्मक मोबाइल सिस्टम। एक सूची और फ़ाइल सिस्टम बनाना बेहद ज़रूरी है जिसे आप कहीं भी ले जा सकते हैं: हवाई अड्डे पर या बर्फ के ढेर में फंसने के बावजूद, आप अभी भी उत्पादक हो सकते हैं।

जीटीडी तकनीक आपको सभी मौजूदा परियोजनाओं को शांत और नियंत्रित महसूस करने की अनुमति देती है: उनकी प्रगति की निगरानी करें और सुनिश्चित करें कि वे आगे बढ़ रहे हैं।

आपकी उत्पादकता प्रणाली हमेशा प्रासंगिक और पूर्ण होनी चाहिए। आपका मन शांत होगा और पूरी तरह से कार्य पर ध्यान केंद्रित करने में सक्षम होगा जब आप अपने सिस्टम पर भरोसा करेंगे।

साप्ताहिक आधार पर अपनी सभी सूचियों की समीक्षा करके, आप यह सुनिश्चित करेंगे कि आपकी प्रणाली क्रियाशील बनी रहे - प्रत्येक वर्तमान परियोजना एक अप-टू-डेट, आसानी से सुलभ सूची में कम से कम एक "नेक्स्ट एक्शन" से जुड़ी हो। आपके पास होने वाली हर चीज का एक सामान्य विचार होगा। संशोधन "पेड़ों" की दृष्टि खोए बिना "वन" को देखने में मदद करता है।

साप्ताहिक समीक्षा में आपके द्वारा खर्च किया जाने वाला समय इस बात पर निर्भर करता है कि आपको सिस्टम को सुरक्षित महसूस करने और आत्मविश्वास बनाने में कितना समय चाहिए।

अपनी साप्ताहिक समीक्षा की योजना बनाएं, जैसे कि शुक्रवार रात। यह आपको अपना काम बंद करने और सप्ताहांत के लिए एक स्पष्ट सिर और नियंत्रण की भावना के साथ छोड़ने की अनुमति देगा।

प्राकृतिक नियोजन आपकी परियोजनाओं के लक्ष्यों और अगले चरणों को स्पष्ट करता है

परियोजना विकास एक अप्राकृतिक और अतार्किक प्रक्रिया है। आपको पहले से सभी चरणों के बारे में सोचना चाहिए और योजना बनाना चाहिए, न कि स्पष्ट लक्ष्य की कल्पना करना चाहिए। एक प्राकृतिक नियोजन विधि का उपयोग करें जो आपकी दैनिक गतिविधियों को दर्शाता है।

रोजमर्रा की कार्रवाई का एक उदाहरण: आप भूखे हैं और एक अस्पष्ट लक्ष्य बनाते हैं ("मुझे कुछ खाना है"), और फिर इसे निर्दिष्ट करें ("मुझे पिज्जा चाहिए")। इस बिंदु पर, इस लक्ष्य को प्राप्त करने के तरीके ("मैं या तो पिज्जा सेंकना कर सकता हूं, या इसे ऑर्डर कर सकता हूं, या किसी रेस्तरां में जा सकता हूं") आपके दिमाग में कई विचार आते हैं। जिस तरह से आपको अपने साथ ले जाने की जरूरत है वह स्वयं स्पष्ट हो जाता है।

अपनी वास्तविक परियोजनाओं के लिए सोचने के इस तरीके को लागू करें: उद्देश्य की सबसे विशिष्ट परिभाषा के साथ शुरू करें। लक्ष्य निर्धारित करने में समय व्यतीत करने में कभी हर्ज नहीं होता है, क्योंकि बाद की सभी क्रियाएं इस पर निर्भर होंगी। जब लक्ष्य स्पष्ट होता है, तो आपका दिमाग अपने आप दिमाग लगाना शुरू कर देगा। इसलिए आप लक्ष्य को प्राप्त करने के लिए आवश्यक विचारों के साथ आ सकते हैं। एक अच्छी रणनीति यह है कि बाहर से मंथन शुरू किया जाए; उदाहरण के लिए, कागज पर अपने विचारों को लिखिए और सहेजिए।

एक बार जब आप अपने सभी विचारों को इकट्ठा कर लेते हैं, तो आपको उन्हें व्यवस्थित करने और समूह बनाने की आवश्यकता होती है, और फिर परियोजना को पूरा करने के लिए आवश्यक विशिष्ट क्रियाओं का निर्धारण करते हैं।

प्राकृतिक नियोजन परियोजना पर काम को बहुत स्पष्ट करता है और इसे दिलचस्प, तेज और सहज बनाता है।

सबसे महत्वपूर्ण बात

कुशलतापूर्वक और स्पष्ट सिर के साथ कैसे काम करें?

• आपका दिमाग एक सोच उपकरण है, न कि स्टोरेज डिवाइस। यदि आप स्पष्ट रूप से सोचना चाहते हैं, तो आपको अपने दिमाग के बाहर "सामग्री एकत्र करने के लिए एक विश्वसनीय टोकरी" की आवश्यकता है।
• कचरा बाहर निकालें - साप्ताहिक सभी बाहरी "बास्केट" खाली करें।
• "बास्केट" को सॉर्ट करते समय, विषयगत सूचियों के अनुसार सामग्री को क्रमबद्ध करें।

जीटीडी विधि की रचना सरल उपकरण

• "प्रोजेक्ट्स" सूची आपकी सभी चालू परियोजनाओं का अवलोकन प्रदान करती है।
• एक दैनिक टू-डू सूची के बजाय कैलेंडर और अगली क्रिया सूचियों का उपयोग करें।
• जब आप अन्य लोगों के साथ काम करते हैं तो प्रतीक्षा सूची बहुत उपयोगी होती है।
• किसी कैलेंडर या फ़ाइल कैबिनेट में किसी विशेष दिन के लिए जानकारी सहेजें।
• सभी संभावित दिलचस्प विचारों को एक बार / संभवतः सूची में शामिल किया जाना चाहिए।
• एक संगठित कार्यस्थल और आपके सिस्टम की साप्ताहिक समीक्षा उत्पादक कार्यों के लिए अपरिहार्य है।

जीटीडी के मूल सिद्धांतों को कैसे लागू किया जाए?

प्राकृतिक नियोजन आपकी परियोजनाओं के लक्ष्यों और अगले चरणों को स्पष्ट करता है और उन पर काम करना आसान बनाता है।